Wielu przedsiębiorców stara się ograniczyć koszty prowadzenia działalności. Jednym z dobrych sposobów na redukcję wydatków związanych z utrzymaniem odrębnego lokalu jest rejestracja firmy w prywatnym mieszkaniu. Jak rozliczyć działalność gospodarczą w prywatnym mieszkaniu?
Jakich formalności należy dopełnić?
Chcąc prowadzić działalność gospodarczą w mieszkaniu co do zasady nie trzeba informować wspólnoty mieszkaniowej o tym zamiarze, jednak należy się upewnić, czy można ją prowadzić w danym budynku. Jeżeli przedsiębiorca zamierza prowadzić w części mieszkania punkt usługowy (np. salon kosmetyczny), należy zgłosić w starostwie zmiany w sposobie użytkowania danego lokalu. Jednak, jeżeli do zmian nie dochodzi, nie będzie konieczności informowania instytucji. Następnym krokiem jest rejestracja działalności w CEIDG (Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej). Można jej dokonać przez internet posługując się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub założyć bezpłatny profil zaufany na platformie ePUAP. Inną możliwością jest dostarczenie papierowego wniosku do urzędu lub przesłanie pismem poleconym z podpisem potwierdzonym notarialnie.
Rozliczanie mediów
Prowadząc działalność gospodarczą w mieszkaniu lub domu należy rozdzielić koszty prywatne od firmowych. W tym celu podatnik powinien określić w oświadczeniu, jaka procentowa część lokalu będzie służyła do prowadzenia działalności gospodarczej. Wówczas przedsiębiorca będzie mógł w odpowiednich proporcjach zaliczyć poniesione wydatki do kosztów podatkowych, w tym czynsz, gaz, woda, energia elektryczna, ogrzewanie, ścieki czy wywóz śmieci. W celu rozliczenia faktycznego zużycia mediów można założyć osobne liczniki lub wykorzystać współczynnik powierzchniowy. Ponadto do wydzielonej części mieszkania można zaliczyć koszty ubezpieczenia OC – oczywiście proporcjonalnie do wydzielonej powierzchni. Obecnie nie ma konieczności wyodrębniania oddzielnego pomieszczenia, które będzie służyć do celów firmowych. Wydzielone mieszkanie staje się powierzchnią użytkową, co należy zgłosić do urzędu i niestety liczyć się z większym podatkiem od nieruchomości. Dużo lepszym rozwiązaniem jest uwzględnienie współczynnika metrażowego.
Wydatki na telefon i internet
W przypadku telefonu jedną z opcji jest ustalenie poniesionych kosztów na podstawie szczegółowych billingów. Wówczas będzie można określić, które połączenia zostały wykonane na potrzeby biznesowe. W praktyce może się to okazać dość trudne, dlatego lepiej założyć osobny numer telefonu, który będzie wykorzystywany wyłącznie do celów związanych z działalnością gospodarczą. W takim przypadku abonament za telefon będziemy mogli w całości zaliczyć do kosztów firmowych. Taka sama sytuacja występuje w przypadku łącza internetowego. Koszty poniesione za internet firmowy będą udokumentowane odrębną fakturą.
Rozliczanie odsetek od kredytu hipotecznego
Zdarza się, że przedsiębiorca zaciągnął kredyt hipoteczny na zakup mieszkania lub domu w celach prywatnych, a następnie postanowił wykorzystać jego część na działalność gospodarczą. W takim przypadku może zaliczać odsetki do kosztów uzyskania dochodu, jednak proporcjonalnie do powierzchni wykorzystywanej do celów prowadzonej działalności gospodarczej. Należy pamiętać, że przedsiębiorca może zaliczyć wyłącznie zapłacone już odsetki od kredytu hipotecznego. Ponadto powierzchnię mieszkania wykorzystywaną do prowadzenia firmy należy zaliczyć do ewidencji środków trwałych.
Wyposażenie mieszkania i remonty
Z racji prowadzonej działalności gospodarczej, przedsiębiorca potrzebuje zakupu sprzętów czy mebli biurowych. Może je w całości zaliczyć jako koszt uzyskania przychodu. Księguje się je na podstawie otrzymanych faktur. Okazuje się, że remont mieszkania również można wliczyć w koszty, jednak jak w przypadku mediów, kluczowy jest współczynnik metrażowy. Wszystkie wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej należy ująć w księdze przychodów i rozchodów. Dzięki takim sposobom przedsiębiorca może obniżyć należy podatek. Jednak nie należy mijać się z prawdą, ponieważ wydatki mogą zostać zakwestionowane.
